ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
Oleh : abdul rohman
A. PENGERTIAN ADMINISTRASI
Administrasi pengertian sehari-hari sering disamakan
dengan tata usaha, yailu berupa kegiatan mencatat, mengumpulkan dan menyimpan
suatu kegiatan atau hasil kegiatan untuk membantu pimpinan dalam mengambil
keputusan.
Penjelasan di atas adalah definisi administrasi dalam
arti sempit yang masih banyak ditemukan dalam kehidupan sehari-hari. Suatu
contoh, sebuah koran/majalah/tabloid membubuhkan alamatnya dengan “Kantor
redaksi Administrasi”. Yang dimaksud oleh lembaga pers di atas lak lain
adalah tata usaha. Definisi administrasi terkadang dipersempit lagi dan
disamakan dengan keuangan. Misalnya seorang pegawai kantor berucap “bereskan
dulu urusan administrasimu” yang dimaksud dengan administrasi oleh si
pegawai adalah keuangan. –
Definisi administrasi secara luas adalah :
1. Suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua
usaha kelompok. negara atau swasta, militer atau sipil, besar atau kecil dan
sebagainya.
2. Perencanaan, pengorganisasian, memberikan komando,
koordinasi dan mengadakan pengawasan.
3. Kegiatan suatu kelompok yang mengadakan kerjasama
untuk menyeiesaikan tujuan bersama.
4. Bimbingan. kepemimpinan dan pengawasan daripada
usaha-usaha kelompok individu terhadap tercapainya tujuan bersama.
- Bekerja
menurut tata tertib tata usaha.
- Keseluruhan
proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas
rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
B. UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
Tampaknya terjadi kontradeksi dalam pengertian
administrasi tersebut, tetapi dari uraian-uraian itu dapat ditarik kesimpulan
makna yang terkandung dalam administrasi, yaitu :
- Adanya
usaha atau aktivitas kelompok manusia yang terdiri dari 2 orang atau
lebih.
- Adanya
organisasi atau wadah kerjasama.
- Adanya
perencanaan, bimbingan, kepemimpinan, koordinasi dan pengawasan.
- Adanya
tujuan.
- Peralatan
dan perlengkapan.
C. MACAM-MACAM ADMINISTRASI
Dari segi perkembangannya, administrasi dapat dibagi
atas dua bagian besar, yaitu administasi negara dan niaga.Administrasi negara
ialah keseluruhan kegiatan yang dilakukan oleh seluruh aparatur pemerintah dari
suatu negara dalam usaha mencapai tujuan negara.
Administrasi niaga ialah keseluruhan kegiatan mulai
dari produksi barang dan/atau jasa sampai tibanya barang atau jasa tersebut di tangan
konsumen.
D. DEFINISI MANAJEMEN
Definisi manajemen dapat diartikan sebagai berikut:
- Ketatalaksanaan
proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran
tertentu.
- Kemampuan
atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian
tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.
- Segenap
perbuatan menggerakkan sekelompok orang dan Menggerakkan fasilitas dalam
suatu usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
Memahami berbagai definisi manajemen tersebut dapat
ditaril( kesimpulan bahwa pada pokoknya manajemen adalah suatu
proses/kegiatan/usaha pencapaian tujuan tertentu melalui kerjasama dengan orang
lain. Dan dapat pula dikatakan bahwa manajemen merupakan inti daripada
administrasi, karena memang manajemen merupakan alat pelaksana utama daripada
administrasi. Dengan perkataan lain dikatakan bahwa administrasi dan manajemen
tidak dapat dipisahkan hanya kegiatan-kegiatannya yang dapat dibedakan.
Apabila dilihat dari segi fungsional administrasi
mempunyai dua tugas utama, yakni:
1. Menentukan tujuan menyeluruh yang hendak dicapai.
2. Menentukan kebijaksanaan umum yang mengikat seluruh
organisasi.
Sebaliknya manajemen pada hakekatnya berfungsi untuk
melakukan semua kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka
pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan umum yang telah ditentukan
pada tingkat administrasi. Ungkapan tersebut jelas menunjukan bahwa
administrasi lebih luas dari pada manajemen.
E. HUBUNGAN ANTARA ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
Sebagaimana telah diuraikan di atas, administrasi
adalah proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai suatu tujuan yang telah
ditetapkan. Kerja dapat terselenggara dengan baik sehingga tujuan yang
dikehendaki dapat tercapai bila ada orang yang menyelenggarakannya. Dan masalah
orang yang menyelenggarakan kerja untuk mencapai tujuan inilah yang menjadi
masalah pokok daripada manajemen, karena intisari daripada manajemen ialah
suatu proses/usaha dari orang-orang secara bekerjasama untuk mencapai suatu
tujuan yang telah ditetapkan.
Jadi administrasi adalah penyelenggaranya dan
manajemen adalah orang yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari
keduanya adalah penyelengaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama
untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.
Keterkaitan di atas dapat dianalogikan—meski tidak
seluruhnya tepat—seandainya pembaca akan membeli buah rambutan. Pertama kali
yang terlihat adalah kulit luar yang berwama hijau atau merah. Jika kulitnya
dikupas maka didapati daging rambutan yang berwarna putih kalau dagingnya sudah
dimakan maka akan terlihat intinya yang disebut biji rambutan.
Demikian pula manajemen, maka yang pertama disoroti
adalah kulit luamya yaitu “Admmistnisi” Kedua dagingnya yaitu “manajemen”
selanjutnya adalah bijinya yaitu “kepemimpinan”
F. FUNGSI-FUNGSI ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
Telah diketahui bahwa pada dasamya administrasi
berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijaksanaan umum,
sedangkan manajemen berfungsi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang perlu
dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan
umum yang telah dirumuskan.
Dalam proses pelaksanaannya, administrasi dan
manajemen mempunyai tugas-tugas tertentu yang harus dilaksanakan sendiri.
Tugas-tugas itulah yang biasa disebut/diartikan sebagai fungsi-fungsi
administrasi dan manajemen. Hingga kini para sarjana belum mempunyai kata
sepakat yang bulat tentang fungsi-fungsi administrasi dan manajemen itu, baik
ditinjau dari segi klasifikasinya maupun terminologi yang dipergunakan.
Menurut Prof Dr Sondang P Siagian MA dalam
bukunya “Fungsi-fungsi managerial” dan “Filsafat Administrasi”
rimgsi-fungsi administrasi dan manajemen itu ialah :
1. Perencanaan (Planning)
2. Pengorganisasian (Organizing)
3. Pemberian Motivasi (Motivating)
4. Pengawasan (Controling)
5. Penilaian (Evaluating)
Fungsi-fungsi tersebut mutlak harus dijalankan oleh
administrasi dan manajemen. Ketidakmampuan untuk menjalankan fungsi-fungsi itu
akan mengakibatkan lambat atau cepat matinya organisasi.
A. Perencanaan (Planning)
Planning dapat didefmisikan sebagai keseluruhan proses
pemikiran dan penentuan secara matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di
masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan Yang telah ditentukan.
Pengertian tersebut menunjukan bahwa perencanaan
merupakan fungsi administrasi dan manajemen yang pertama. Alasannya ialah bahwa
tanpa adanya rencana, maka tidak ada dasar untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan
tertentu dalam rangka usaha oencapain tujuan. Perencanaan menjadi fungsi
pertama karena ia merupakan dasar dan titik tolak dari kegiatan pelaksanaan
selanjutnya.
Salah satu cara yang paling mudah dikemukakan dalarn
penyusunan rencana adalah dengan mengatakan bahwa perencanaan berarti mencari
dan menemukan jawaban terhadap enam pertanyaan. yaitu :
a. What(Apa) d. How (Bagaimana)
b. Where (Dimana) e. Who (Siapa)
c. When (Kapan) f. Why (Mengapa)
Pertanyaan tersebut menjadi:
- Apa
kegiatan-kegiatan yang harus dijalankan dalam rangka pencapaian tujuan
yang telah ditentukan sebelumnya ?
- Dimana
kegiatan-kegiatan tertentu dijalankan? Pertanyaan ini mencakup letak
bangunan organisasi yang hendak didirikan, tata ruang yang disusun, tempat
sumber tenaga kerja.
- Kapan
kegiatan-kegiatan tertentu hendak dilaksanakan. Hal ini berarti bahwa
dalam rencana hams tergambar sistem prioritas yang dipergunakan,
penjadwalan waktu dan hal-hal yang berhubungan dengan faktor waktu.
- Bagaimana
cara melaksanakan kegiatan-kegiatan ke arah tercapainya tujuan ?
Yang dicakup oleh pertanyaan ini menyangkut soal sistem dan tata kerja,
standar yang hams dipenuhi, cara pembuatan dan penyampaian laporan, cara
menyimpan dokumen dan lain-lain.
- Pertanyaan
“siupa” berarti diketemukannya jawaban dalam rencana tentang
gambaran pembagian tugas, wewenang dan tanggungjawab.
- Secara
filosofis, pertanyaan yang terpenting di antara rangkaian pertanyaan ini
ialah pertanyaan “mengapa”. Terpenting karena pertanyaan ini
ditunjukan kepada kelima pertanyaan yang mendahuluinya. Jika kelompok
pimpinan dapat memuaskan dirinya atas jawaban-jawaban yang diperoleh
terhadap keenam pertanyaan itu, akan terciptalah suatu rencana yang baik.
B. pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian ialah keseluruhan proses
pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggungjawab dan wewenang
sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan
sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
Definisi tersebut menunjukan bahwa pengorganisasian
merupakan langkah pertama ke arah pelaksanaan rencana yang telah tersusun
sebelumnya. Dengan demikian adalah suatu hal yang logis pula apabila
pengorganisasian sebagai fungsi administrasi dan manajemen ditempatkan sebagai
fungsi kedua, mengikuti fungsi perencanaan. Juga terlihat dalam definisi itu
bahwa pelaksanaan fungsi pengorganisasian menghasilkan suatu organisasi yang
dapat digerakan sebagai suatu kesatuan yang bulat.
Organisasi sebagai alat administrasi dan manajemen
terlihat penting apabila diingat bahwa bergerak tidaknya organisasi ke arah
pencapain tujuan sangat tergantung atas kemampuan manusia dalam organisasi
menggerakan organisasi itu ke arah yang telah ditetapkan.
C. Penggerakan (Motivating)
Penggerakan ialah keseluruhan proses pemberian motif
bekerja kepada para bawahan sedemikan rupa sehingga mereka mau bekerja dengan
ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien dan ekonomis.
“Motivating” secara implisit berarti bahwa pimpinan organisasi
berada di tengah-tengah para bawahannya dan dengan demikian dapat memberikan
bimbingan, instuksi, nasehat dan koreksi jika diperlukan.
Pelaksanaan fungsi “Motivating” dalam
organisasi dapat dijalankan dengan baik dengan menggunakan teknik-teknik
sebagai berikut:
- Jelaskan
tujuan organisasi kepada setiap orang yang ada dalam organisasi.
- Usahakan
agar setiap orang menyadari, memahami serta menerima baik tujuan tersebut.
- Usahakan
agar setiap orang mengerti struktur organisasi.
- Tekankan
pentingnya kerjasama dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan yang diperlukan.
- Perlakukan
setiap bawahan sebagai manusia dengan penuh pengertian.
- Berikan
penghargaan serta pujian kepada bawahan yang cakap dan teguran serta
bimbingan kepada orang-orang yang kurann mampu bekerja.
7. Yakinkan setiap orang bahwa dengan bekerja baik
dalain organisasi tujuan pribadi orang-orang tersebut akan tercapai
semaksimal-maksimalnya.
D. Pengawasan (Controling)
Pengawasan ialah proses pengamatan daripada
pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua
pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah
ditentukan sebelumnya. Dari definisi ini jelas terlihat bahwa terdapat hubungan
yang sangat erat antara perencanaan dan pengawasan.
Artinya bahwa perencanaan dan pengawasan merupakan
kedua belahan mata uang yang sama. Jelas bahwa tanpa rencana pengawasan tidak
mungkin dilaksanakan karena tidak ada pedoman untuk melakukan pengawasan itu.
Sebaliknya rencana tanpa pengawasan akan berarti timbulnya penyimpangan-penyimpangan
dan atau penyelewengan-penyelewengan yang serius tanpa ada alat untuk
mencegahnya.
Jelaslah kiranya bahwa pengawasan sangat menentukan
peranannya dalam usaha pencapaian tujuan. Secara filosofis dapat dikatakan
bahwa pengawasan itu mutlak diperlukan karena manusia bersifat salah dan
khilaf. Dus manusia dalam organisasi perlu diamati, bukan dengan maksud untuk
mencari kesalahannya kemudian menghukumnya, akan tetapi untuk mendidik dan
membimbing. Hal ini kiranya sangat penting untuk diperhatikan karena para
pemimpin dalam suatu organisasi sering lupa bahwa seorang pemimpin yang baik
adalah seorang yang ikhlas memberikan kesempatan yang seluas-luasnya kepada
bawahannya untuk berbuat kesalahan. Hanya saja setelah kesalahan diperbuat,
adalah menjadi tugas pimpinan untuk memperbaiki kesalahan itu dengan jalan
memberikan bimbingan kepada bawahannya agar ia tidak mengulangi kesalahan yang
sama, akan tetapi berani untuk berbuat kesalahan yang lain.
Jika seorang bawahan selalu diancam dengan hukuman setiap
kali ia berbuat kesalahan, maka bawahan tersebut tidak akan berkembang karena
dalam setiap tindakannya ia akan selalu dikuasai oleh rasa takut. Akibatnya ia
tidak akan berani mempunyai prakarsa,
mengambil keputusan dan akhimya akan kehilangan
kepercayaan pada dirinya sendiri. Ini tidak boleh terjadi.
Kendati demikian perlu diperhatikan pula bahwa
pernyataan diatas tidak berarti bahwa seorang pimpinan tidak boleh menghukum
bawahannya. Memang seorang pimpinan dapat bertindak punitif jika seorang
bawahan, meskipun telah berulang kali dibimbing, terus menerus berbuat
kesalahan yang sama.
Proses pengawasan pada dasamya dilaksanakan oleh
administrasi , manajemen dengan mempergunakan dua macam teknik, yakni:
1 pengawasan langsung (direct control)
2 pengawasan tidak langsung (indirect control)
Yang dimaksud pengawasan langsung ialah apabila
pimpinan organisasi mengadakan sendiri pengawasan terhadap kegiatan yang sedang
dijalankan. Sementara pengawasan tidak langsung ialah pengawasan dari jarak
jauh. Pengawasan ini dilakukan melalui laporan yang disampaikan oleh para
bawahan. Laporan itu dapat berbentuk tertulis dan lisan.
Kelemahan daripada pengawasan tidak langsung ialah
bahwa sering para bawahan hanya melaporkan hal-hal yang positif saja Padahal,
seorang pimpinan yang baik akan menuntut bawahannya untuk melaporkan beberapa
hal, baik yang bersifat positif maupun negatif Karena kalau hanya hal-hal yang
positif saja yang dilaporkan, pimpinan tidak akan mengetahui keadaan yang
sesungguhnya. Akibatnya dia akan mengambil kesimpulan yang salah. Lebih jauh
lagi ia akan mengambil keputusan yang salah.
Kesimpulannya ialah bahwa pengawasan tidak akan dapat
berjalan dengan baik apabila hanya bergantung kepada laporan saja, karena itu
pengawasan tidak langsung tidak cukup. Adalah bijaksana apabila pimpinan
organisasi menggabungkan teknik pengawasan langsung dan tidak langsung dalam
melakukan fungsi pengawasan itu.
E. Penilaian (evaluating)
Penilaian adalah proses pengukuran dan pembandingan
hasil-hasil pekerjaan yang telah dicapai dengan hasil-hasil yang seharusnya
dicapai.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa hakekat dari
penilaian adalah:
•• Penilaian ditujukan kepada satu fase tertentu dalam
satu proses setelah fase itu seluruhnya selesai dikerjakan. Berbeda dengan
pengawasan yang ditujukan kepada fase yang masih dalam proses pelaksanaan.
Penilaian bersifat korektif terhadap fase yang telah
selesai dikerjakan. Korektifitas yang menjadi sifat penilaian itu sangat
berguna bukan untuk fase yang telah selesai, akan tetapi untuk fase berikutnya.
Artinya, melalui penilaian harus diketemukan kelemahan-kelemahan sistem yang
dipergunakan dalam fase yang baru saja selesai. Juga harus diketemukan
penyimpangan-penyimpangan dan/atau penyelewengan-penyelewengan yang telah
terjadi, tetapi lebih penting lagi, harus diketemukan sebab-sebab mengapa
kelemahan-kelemahan itu timbul, juga harus diketemukan sebab-sebab mengapa
penyimpangan-penyimpangan itu terjadi