PENDAHULUAN
SIM adalah suatu sistem formal tentang golongan, dan
penyebaran informasi kepada orang-orang yang tepat dalam suatu organisasi.
Sistem yang telah maju tidak hanya mengerjakan fungsi tata usaha akan tetapi
juga memberikan bantuan pengambilan keputusan kepada manajemen. Meskipun jarang
terjadi, sistem terprogramkan mampu memonitor dan mengarahkan operasi-operasi
tertentu tanpa bantuan manusia.
Data SIM terdiri atas data masukan, data operasi, data
keluaran, dan sebuah pengaturan umpan balik. Data ini dikirimkan dan diolah
oleh suatu unit pengolahan pusat (CPU) di dalam komputer. Arus informasi
merupakan catatan secara terus menerus tentang jumlah satuan informasi yang
banyak sekali. Agar menjadi efektif, maka SIM harus mendapat data
sedekat-dekatnya dengan titik asalnya dan kemudian menyalurkannya ke
tempat-tempat pengolah informasi di mana data itu akan digunakan.
Data masukan biasanya terdiri atas unsur-unsur seperti
banyaknya bahan mentah, tanggal penyerahan, harga produk, biaya tenaga kerja
dan lainlain. Data operasi meliputi unsur-unsur seperti angka produksi, biaya
mesin, dan pekerjaan dalam proses. Data keluaran mengandung informasi tentang
unsur-unsur seperti barang-barang potongan, tingkat inventaris akhir dan
tanggal pengiriman. Data ini disampaikan melalui saluran komunikasi ke unit
pengolah yang dalam sistem informasi yang kompleks terdiri atas
komputer-komputer elektronik dan perlengkapan-perlengkapan yang berhubungan.
Unit masukan pencatat data pada umurnnya terdiri atas pencatatan dengan tangan
oleh orang-orang bila dikerjakan secara manual, dan dalam beberapa hal
pencatatan data di atas kartu berlubang (punched card) atau pita berlubang
(punched tape). Apabila data bergerak menuju ke unit pengolah, maka data
tersebut disusun menjadi bentuk-bentuk yang lebih berguna dan menjadi masukan
ke dalam proses perencanaan dan pemecahan masalah.
Pengaturan umpan tralik (feedback loop) terdiri
atas saluran-saluran informasi yang menyampaikan masukan yang telah diolah.
operasi, dan data keluaran kepada
langkah-langkah analisis dan keputusan sehingga rencana
rencana dan standar-standar dapat dinilai dan petunjuk-petunjuk kontrol dapat
disampaikan ke bawah kepada tingkat-tingkat operasi organisasi.
Komputer dirumuskan sebagai suatu perlengkapan
elektronik yang mengolah data, mampu menerima masukan dan keluaran, dan
mempunyai sifat seperti kecepatan yang tinggi, ketelitian dan kemampuan
menyimpan instruksi-instruksi untuk memecahkan masalah. Komputer dapat
melaksanakan kebanyakan jenis pengolahan informasi yang dapat dilaksanakan
oleh manusia dengan lebih cepat dan dengan kesalahan-kesalahany ang lebih
sedikit. Komputer dapat membaca data dari ratusan kartu berlubang dalam
waktu yang sangat singkat; menyimpan jutaan sifat atau angka untuk kemudian
dapat diperoleh kembali seketika, melaksanakan bermacam-macam perhitungan yang
sangat sulit, menulis surat yang telah diprogramkan, membuat gambar,
kurva, grafik dan sebagainya. Komputer tidak dapat memulai berpikir,
membetulkan kesalahannya sendiri, atau melakukan pengolahan
yang sifatnya kreatif. Akan tetapi penemuan kesalahan yang
sifatnya rutin dapat diprogramkan ke dalam komputer sehingga
komputer tersebut dapat memberi peringatan kepada operatornya
mengenai kesalahan-kesalahan yang sedang dibuat. Kebanyakan
komputer yang dipakai dalam SIM adalah komputer digital, yang
mengolah data dalam bentuk huruf atau angka yang berlainan,
menggunakan "line printer", mesin ketik (papan ketik), alat membuat lubang
kartu atau alat pembuat lubang pita kertas untuk membuat laporan-laporan
atau formulir-formulir jenis standar. Komputer analog dipergunakan untuk
mengolah data yang sifatnya terus menerus seperti suhu, tekanan udara, informasi
mengenai permesinan, dan produksi lainnya.
PERUMUSAN PERMASALAHAN
Dalam penulisan makalah ini, penulis mengangkat
permasalahan-permasalahan sebagai berikut:
1.
Definisi pembuatan keputusan,
jenis-jenis, tingkat pengambilan keputusan, dan cara menganalisis keputusan
dalam suatu organisasi.
2.
Definisi SIM dan jenis-jenis
SIM.
3.
Bagaimanakah peranan SIM dalam
pengambilan keputusan di dalam suatu organisasi?
PEMBAHASAN
1. DEFINISI PEMBUATAN KEPUTUSAN, JENIS-JENIS, TINGKAT PENGAMBILAN
KEPUTUSAN DAN MENGANALISIS KEPUTUSAN
Salah satu kegiatan manajemen yang penting adalah
memahami sistem sepenuhnya untuk mengambil keputusan-keputusan yang tepat
yang akan dapat memperbaiki hasil sistem keseluruhan dalam batas-batas
tertentu. Dengan demikian pengambilan keputusan adalah suatu proses
pemilihan dari berbagai alternatif baik kualitatif maupun kuantitatif
untuk mendapat suatu alternatif terbaik guna menjawab masalah atau
menyelesaikan konflik (pertentangan). Proses penurunan suatu keputusan
mengandung empat unsur :
(1) Model : Model menunjukkan gambaran suatu
rnasalah secara kuantitatif atau kualitatif .
(2) Kriteria: Kriteria yang dirumuskan menunjukkan
tujuan dari keputusan yang diamtril. Jika terdapat beberapa kriteria yang
saling bertentangan, maka pengambilan keputusan harus melalui kompromi
(misalnya menambah jasa langganan dan mengurangi persediaan, maka keputusan
mana yang diambil perlu kompromi).
(3) Pembatas; Faktor-faktor tambahan yang perlu
diperhatikan dalam memecahkan masalah pengambilan keputusan. Misalnya
dana yang kurang tersedia.
(4) Optimalisasi: Apabila masalah keputusan telah
diuraikan dengan sejelas-jelasnya (model), maka
manajer menentukan apa yang diperlukan (kriteria) dan apa yang
diperbolehkan (pembatas). Pada keadaan ini pengambil keputusan siap untuk
memilih pemecahan yang terbaik atau yang optimum.
Jenis-Jenis Pengambilan Keputusan
Masalah dan konflik terdapat di mana-mana. Beberapa di
antaranya bersifat sederhana dan deterministik, sedangkan yang
lain bersifat sangat kompleks dan probabilistik serta dapat menimbulkan pengaruh
yang besar. Pengambilan keputusan dapat bersifat rutin dan memiliki
struktur tertentu atau dapat juga bersifat sangat kompleks dan tidak
berstruktur. Terdapat dua jenis pengambilan keputusan, yaitu :
(1 ) Pengambilan keputusan terprogram.
(2) Pengambilan keputusan tidak terprogram.
1. Pengambilan keputusan terprogram :
Jenis pengambilan keputusan
ini.mengandung suatu respons otomatik terhadap kebijaksanaan-kebijaksanaan
yang telah ditetapkan sebelumnya. Masalah yang bersifat pengulangan dan
rutin dapat diselesaikan dengan pengambilan keputusan jenis ini. Tantangan
yang besar bagi seorang analis adalah mengetahui jenis-jenis
keputusan ini dan memberikan atau menyediakan metode-metode
untuk melaksanakan pengambilan keputusan yang terprogram di
mana saja. Agar pengambilan keputusan harus didefinisikan dan dinyatakan
secara jelas. Bila hal ini dapat dilaksanakan, pekerjaan
selanjutnya hanyalah mengembangkan suatu algoritma untuk membuat keputusan
rutin dan otomatik.
Dalam kebanyakan organisasi terdapat
kesempatan-kesempatan untuk melaksanakan pengambilan keputusan terprogram
karena banyak keputusan diambil sesuai dengan prosedur pelaksanaan standar
yang sifatnya rutin. Akibat pelaksanaan pengambilan keputusan yang terprogram
ini adalah membebaskan manajemen untuk tugas-tugas yang lebih penting.
2. Pengambilan keputusan tidak terprogram:
menunjukkan proses
yang berhubungan dengan masalah'masalah yang tidak jelas. Dengan kata
lain, pengambilan keputusan jenis ini meliputi proses-proses pengambilan
keputusan untuk menjawab masalah-masalah yang kurang dapat didefinisikan.
Masalah-masalah ini umumnya bersifat kompleks, hanya sedikit
parameter'parameter yang diketahui dan kebanyakan parameter yang diketahui
bersifat probabilistik. Untuk menjawab m'asalah ini diperlukan seluruh bakat
dan keahlian dari pengambilan keputusan, ditambah dengan
bantuan sistem infofmasi. Hal ini dimaksudkan untuk mendapatkan keputusan
tidak terprogram dengan baik. Perluasan fasilitas'fasilitas pabrik, pengembangan produk
baru, pengolahan dan pengiklanan kebijaksanaan-kebijaksanaan, manajemen
kepegawaian, dan perpaduan semuanya adalah contoh masalah-masalah yang
memerlukan keputusan-keputusan yang tidak terprogram. Sangat banyak
waktu yang dikorbankan oleh pegawai-pegawai tinggi pemerintahan,
pemimpin-pemimpin perusahaan, administrator sekolah dan manajer organisasi
lainnya dalam menjawab masalah dan mengatasi konflik. Ukuran keberhasilan
mereka dapat dihubungkan secara langsung kepada mutu informasi yang mendasari tugas
ini.
Pandangan terhadap pengambilan
keputusan adalah bahwa proses ini merupakan proses penggunaan informasi
yang rasional, bukan proses yang emosional, Dalam hal ini,
kesukaran-kesukaran dalam pengambilan keputusan dapat dikaitkan kepada:
(a) Informasi yang tidak cukup dan
(b) Maksud dan tujuan yang tidak dispesifikasikan
secara jelas.
Pengambil keputusan mempunyai suatu cara untuk
dapat memahami informasi yang menentukan efisiensi pengolahan
informasinya. Pengetahuan seseorang yang lalu digabungkan dengan kecakapannya
mengolah informasi akan menentukan kesanggupannya untuk mengambil keputusan.
Tingkat-Tingkat Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan berkisar dari sangat rutin dan
baku (terprogram) sampai kompleks (tidak dapat diprogram). Untuk maksud
klasifikasi, maka pada dasarnya ada tiga tingkat pengambilan keputusan.
(1) Pengambilan keputusan tingkat strategis
Pengambilan keputusan strategis dicirikan oleh sejumlah
besar ketidak pastian dan berorientasi ke masa depan. Keputusan-keputusan
ini menetapkan rencana jangka panjang yang akan mempengaruhi keseluruhan
organisasi. Pengambilan keputusan tingkat strategis misalnya
perluasan pabrik, penentuan produksi, penggabungan, penggolongan,
pengeluaran modal dan sebagainya. Secara singkat dapat dikatakan bahwa
strategi yang diputuskan itu berhubungan dengan perencanaan jangka panjang
dan meliputi penentuan tujuan, penentuan kebijaksanaan, pengorganisasian, dan
pencapaian keberhasilan organisasi secara keseluruhan.
(2) Pengambilan keputusan tingkat taktis.
Pengambilan keputusan taktis berhubungan dengan
kegiatan jangka pendek dan penentuan sumber daya untuk
mencapai tujuan. Jenis pengambilan keputusan irfi berhubungan
dengan bidang-bidang seperti perumusan anggaran, analisis ariran dana,
penentuan tata ruang pabrik, masalah kepegawaian, perbaikan produksi serta
penelitian dan pengembangan. Bila pengambilan keputusan strategis sebagian
besar mengandung kegiatan perencanaan yang menyeluruh, pengambilan
keputusan taktis memerlukan gabungan dari kegiatan perencanaan dan pengawasan.
Jenis keputusan ini memiliki potensi yang kecil untuk melaksanakan
pengambilan keputusan terprogram.. Untuk sebagian besar aturan-aturan keputusan
dalam pengambilan keputusan taktis tidak tersusun dan tidak dapat
dipertanggungjawabkan terhadap kebiasaan sehari-hari dan peraturan
yang mengatur sendiri.
(3) Pengambilan keputusan tingkat teknis.
Pada tingkat teknis, standar-standar ditentukandan
output bersifat deterministik (sifatnya menentukan). Pengambilan
keputusan teknis adalah suatu proses yang dapat menjamin bahwa tugas-tugas
spesifik dapat dilaksanakan dalam cara efektif dan efisien. Tingkat ini
lebih ditekankan pada fungsi pengawasan dan sedikit sekali fungsi
perencanaan. Pada tingkat ini pengambilan keputusan terprogram dapat
dilaksanakan. Contoh jenis pengambilan keputusan ini adalah
penerimaan atau penolakan kredit, pengendalian proses, penentuan waktu,
penerimaan, pengiriman, pengawasan inventaris dan penempatan karyawan.
Suatu tingkat pengambilan keputusan yang berlainan
memerlukan jenis informasi yang berbeda pula. Para analis harus
menyadari jenis-jenis pengambilan keputusan ini di dalam sistem
informasi guna memenuhi keperluan yang berbeda-beda, karena
informasi yang akan dihasilkan tergantung kepada keperluan-keperluan ini.
Perlu diperhatikan dan dipahami secara jelas bahwa
dalam prakteknya di antara berbagai golongan pangambilan
keputusan ini sering batas-batasnya kabur dan malahan sering
tumpang tindih. Walaupun garis-garis pemisahnya tidak jelas atau kabur,
namun sebagai seorang analis harus menyadari akan adanya
jenisjenis pengambilan keputusan ini dan bagaimana sistem
informasi dapat dirancang untuk memenuhi kebutuhan yang berlainan, sebab
informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi akan tergantung kepada kebutuhan-kebutuhan
ini.
Dalam banyak organisasi, keputusan-keputusan strategis
dan taktis lebih banyak diambil berdasar intuisi, pengalaman
dan kemampuan interpretasi, daripada berdasar informasi dari
sistem informasi formal.
Dalam lingkup manajemen usaha dan proyek, masalah
yang muncul hampir seluruhnya merupakan masalah yang usulan pemecahannya
perlu dipertanggungjawabkan, bahkan terkadang seluruh prosesnya perlu
diungkapkan untuk dapat diperiksa.
Hal ini menuntut penggunaan pendekatan yang bersifat
formil. Sebagai contoh, keputusan suatu perusahaan untuk mengembangkan produk
tidaklah dapat dilaksanakan secara intuitif. Seluruh tahapan perlu dipaparkan
untuk meyakinkan pemegang saham, direksi, bagian teknik, bagian produksi dan
pemasaran bahwa produk baru tersebut dapat dibuat dan memang
akan menguntungkan perusahaan. Melalui pendekatan formal semacam ini,
maka keputusan tidak saja dibuat akan tetapi diungkapkan pada semua pihak
yang berkepentingan, sebagai usaha utama untuk meyakinkan pihak lain. Pendekatan
formal ini membutuhkan sistematika yang jelas, masuk akal, seluruh
tahapannya mengikuti urutan yang benar dan kesimpulan akhir merupakan
hasil yang konsisten dari seluruh proses. Informasi yang disusun
secara teratur dan sistematik dan selalu diperbaharui maka ia akan merupakan
sarana pengambilan keputusan tidak lain merupakan usaha pentransformasian.
Informasi ke dalam bentuk usulan atau alternatif.
Inti dari sistem informasi manajemen adalah
penyusunan informasi secara teratur dan sistematik mengikuti struktur
organisasi dan digunakan untuk mendukung proses pengambilan keputusan
manajemen. Dalam lingkup keputusan yang bersifat rutin maka sistem
informasi manajemen merupakan alat Bantu yang sangat diperlukan karena
informasi yang terolah dengan baik dapat memberi arah pada keputusan yang baik
tinggal menambahkan faktor pertimbangan yang perlu dihasilkan
oleh pengambil keputusan.
Satu langkah yang lebih kontemporer lagi, adalah
dengan memasukkan beberapa aspek dari mekanisme keputusan ke
dalam sistem informasi manajemen tersebut, sehingga pengambil
keputusan pada dasarnya hanyalah tinggal memilih saja.
Analisis Keputusan:
Sebagian besar keputusan-keputusan yang dibuat dalam
hidup kita ini adalah berdasarkan intuisi. Kita
mempertimbangkan pilihan-pilihan yang kita hadapi berdasarkan informasi
yang telah kita miliki dan sesuai dengan preferensi kita' untuk kemudian dengan
proses intuitif dapat menuju suatu tindakan yang mencerminkan keputusan
terbaik yang kita pilih.
Ciri utama intuisi yang amat mengganggu kita adalah
kenyataan bahwa logika dari intuisi tidak dapat ditelusuri secara
rasional. Bila seorang Direktur perusahaan mengambil keputusan berdasarkan
intuisi, mungkin ia akan berkata, "saudara-saudara sekalian, saya
telah membaca semua laporan yang masuk dan setelah mempertimbangkannya
masak-masak, saya kira sebaiknya kita bergabung dengan Perusahaan X".
Meskipun mungkin keputusan tersebut merupakan pemikiran yang cemerlang,
tetapi kita sama sekali tidak dapat mengevaluasinya. Tak ada jalan atau alat
analisis untuk memeriksa langkah demi langkah untuk menentukan apakah
keputusan tersebut merupakan suatu konsekuensi logis dari pilihan-pilihan,
informasi yang tersedia dan preferensi pengambil keputusan. Semuanya itu
hanya berlangsung dalam pikiran si pengambil keputusan saja dan tidak
dapat menerangkan secara jelas kepada orang lain. Dalam kehidupan modern,
di mana saling ketergantungan antar banyak unsur makin meningkat, maka
makin pentinglah bagi seorang untuk dapat menerangkan bagaimana ia dapat
sampai pada suatu keputusan. Juga adalah hal yang amat penting untuk dapat
mengetahui bagaimana perubahan faktor-faktor yang berpengaruh akan dapat
mengakibatkan berubahnya keputusannya yang terdahulu.
Suatu proses pengambilan keputusan yang bukan
berdasarkan intuisi, tetapi berdasarkan tahapan-tahapan yang
sistematik dalam analisis keputusan ini. Analisis keputusan sebagai suatu
prosedur untuk menganalisis suatu persoalan keputusan. Prosedur ini pada
dasarnya merupakan suatu cara untuk memastikan bahwa langkah-langkah yang
penting telah benar-benar dilakukan. Sehingga sebagai satu kesatuan yang
lengkap, hasil yang diperoleh dapat diyakini kebenarannya. Dari gambar diatas
dapat dilihat bahwa di dalam prosedur keputusan akan terdapat tiga tahapan
utama, yaitu
1) Tahap deterministik
Dalam tahap ini perubah-perubah (Variable-variable) yang
mempengaruhi keputusan perlu didefinisikan dan disalinghubungkan, perlu
dilakukan penetapan nilai, dan selanjutnya tingkat kepentingan perubah
diukur tanpa terlebih dahulu memperhatikan unsur ketidakpastiannya;
2) Tahap probabilistik
Ini merupakan tahap penetapan besarnya ketidakpastian
yang melingkupi perubah-perubah (variable-variable) yang penting dan
menyatakannya dalam bentuk suatu nilai. Dalam tahapan ini juga dilakukan
penetapan preferensi atas risiko.
3) Tahap informasional
Intinya adalah meninjau hasil dari dua tahap yang
terdahulu guna menentukan nilai ekonomisnya bila kita ingin
mengurangi ketidakpastian pada suatu perubah yang dirasakan penting.
Dengan demikian dari tahapan ini kita dapat menentukan apakah masih
diperlukan pengumpulan informasi tambahan untuk dapat mengurangi kadar
ketidakpastian. Bila ternyata kita mendapatkan bahwa nilai informasi lebih
kecil dibandingkan dengan ongkos yang dikeluatkan, maka tak perlu
kita mencari informasi tambahan, sehingga hasil dari proses
pertamalah yang kita jalankan.
Dalam hal yang sebaliknya, informasi baru yang
diperoleh mungkin saja akan mengubah model dan nilai kemungkinan
untuk perubah-perubah yang penting, dan jelas ini akan
mengakibatkan bahwa ketiga langkah tersebut harus diulangi kembali.
Prosedur ini dapat diterapkan pada berbagai situasi keputusan seperti pada
masalah komersial, yaitu dalam memperkenalkan produk baru atau
memperbaharui disain produk lama, dalam bidang militer, untuk pengadaan senjata
baru atau menentukan sistem pertahanan yang terbaik dalam menghadapi
musuh; juga dalam bidang medis, untuk menentukan prosedur perawatan
pasien; dan tak lupa pula dalam masalah sosial, yaitu untuk pengaturan dan
pelaksanaan pengadaan fasilitas umum; dan terakhir dalam persoalan
pribadi, misalnya dalam pemilihan mobil baru, rumah, pekerjaan yang sesuai atau
segala situasi keputusan lainnya dimana dapat diteraphan proses analisis yang
logis.
2. DEFINISI SIM DAN JENIS SIM.
Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang
berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan bisnis. Sistem informasi dapat dibagi
menjadi beberapa bagian:
1. Transaction Processing Systems (TPS)
TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang
dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis
rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level
organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan
eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh
manajer.
2. Office Automation Systems (OAS) dan Knowledge Work
Systems (KWS)
OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung
pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya
menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau
memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkannya secara
keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek
OAS seperti word processing, spreadsheets, electronic scheduling, dan
komunikasi melalui voice mail, email dan video conferencing.
KWS mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan,
insinyur dan doktor dengan membantu menciptakan pengetahuan baru dan
memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.
3. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum
tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis
keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan
untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi
informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).
4. Decision Support Systems (DSS)
DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data
sebagai sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi
mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual
tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan.
5. Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI)
AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang
berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami
bahasa alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui problem
sampai kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan pendekatan-pendekatan
pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna
bisnis. Sistem ahli (juga disebut knowledge-based systems) secara efektif
menangkap dan menggunakan pengetahuan seorang ahli untuk menyelesaikan masalah
yang dialami dalam suatu organisasi. Berbeda dengan DSS, DSS meningalkan
keputusan terakhir bagi pembuat keputusan sedangkan sistem ahli menyeleksi
solusi terbaik terhadap suatu masalah khusus. Komponen dasar sistem ahli adalah
knowledge-base yaikni suatu mesin interferensi yang menghubungkan pengguna
dengan sistem melalui pengolahan pertanyaan lewat bahasa terstruktur dan
anatarmuka pengguna.
6. Group Decision Support Systems (GDSS) dan
Computer-Support Collaborative Work Systems (CSCW)
Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat
keputusan semi-terstruktur dan tak terstruktur, maka group Decision support
systems membuat suatu solusi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok
bersama-sama menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk
pendapat, kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang-kadang GDSS disebut dengan
CSCW yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut dengan “groupware”
untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan.
7. Executive Support Systems (ESS)
ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan
SIM dan ESS membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan
eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di
tempat-tempat yang bisa diakses seperti kantor.
3. PERAN SIM PADA PENGAMBILAN KEPUTUSAN:
Dukungan sistem informasi manajemen pada
pembuatan keputusan dalam suatu organisasi dapat diuraikan menurut
tiga tahapan, proses pembuatan keputusan, yaitu pemahaman, perancangan
(design), dan pemilihan. Dukungan SIM biasanya melibatkan pengolahan, file
komputer maupun non komputer.
Pada tahap pemahaman hubungannya dengan SIM
adalah pada proses penyelidikan yang meliputi pemeriksaan data
baik dengan cara yang telah ditentukan maupun dengan cara khusus. SIM
harus memberikan kedua cara tersebut. Sistem Informasi sendiri harus
meneliti semua data dan mengajukan permintaan untuk diuji mengenai
situasi-situasi yang jelas menuntut perhatian. Baik SIM maupun organisasi harus
menyediakan saluran komunikasi untuk masalah-masalah yang diketahui dengan
jelas agar disampaikan kepada organisasi tingkat atas sehingga
masalah-masalah tersebut dapat ditangani. Pada tahap ini juga perlu ditetapkan
kemungkinan-kemungkinannya. Dukungan SIM memerlukan suatu data base dengan
data masyarakat, saingan dan intern ditambah metode untuk penelusuran dan
penemuan masalah-masalah.
Pada tahap perancangan (design), kaitannya dengan
SIM adalah membuat model-model keputusan untuk diolah
berdasarkan data yang ada serta memprakarsai
pemecahan-pemecahan alternatif. Model-model yang tersedia harus membantu
menganalisis alternatif-altematif. Dukungan SIM terdiri dari perangkat lunak
statistika serta perangkat lunak pembuatan model lainnya. Hal ini melibatkan
pendekatan terstruktur, manipulasi model, dan sistem pencarian kembali data
base.
Pada tahap pemilihan, SIM menjadi paling efektif
apabila hasil-hasil perancangan disajikan dalam suatu bentuk yang
mendorong pengambilan keputusan. Apabila telah dilakukan pemilihan, maka
peranan SIM berubah menjadi pengumpulan data untuk umpan balik dan penilaian
kemudian.
Dukungan SIM pada tahap pemilihan adalah memilih
berbagai model keputusan melakukan analisis kepekaan (analisis sensitivitas)
serta menentukan prosedur pemilihan. Dukungan SIM untuk pembuatan keputusan
terdiri dari suatu database yang lengkap, kemampuan pencarian kembali database,
perangkat lunak statistika dan analitik liainnya, serta suatu dasar model yang
berisi perangkat lunak pembuatan model-model keputusan.
Pada dasarnya peranan SIM tersebut pada proses
pemahaman, .yang menyangkut penelitian lingkungan untuk kondisi-kondisi yang
memerlukan keputusan. Istilah pemahaman di sini mempunyai arti sama dengan
pengenalan masalah. Kemudian pada proses perancangan serta pada prosed
pemilihan.
Sering orang menyatakan bahwa komputer akan
mengambil keputusan, ini merupakan suatu pemyataan yang salah
kaprah dan tidak mengetahui letak peranan komputer serta
bagaimana suatu proses pengambilan keputusan dilakukan. Keputusan
sebenarnya hanya dapat diambil atau dilakukan oleh manusia.
Oleh karena itu, manusia pengambil keputusan harus
selalu menjadi bagian dari suatu pemilihan. Suatu
algoritma keputusan, suatu aturan keputusan atau suatu program komputer
hanya membantu dengan memberikan dasar untuk suatu keputusan, akan tetapi pemilihan
keputusan dilakukan oleh seorang manusia. Pernyataan komputer mengambil
keputusan pada umumnya didasarkan atas anggapan bahwa beberapa
keputusan dapat diprogramkan, sedangkan keputusan-keputusan yang lain
tidak. Hal ini mengingatkan bahwa klasifikasi tentang keputusan terprogram
dan tidak terprogram sangat penting untuk perancangan SIM. Ada suatu
kecenderungan di antara para perancang SIM untuk beranggapan, bahwa suatu
database (pusat data) saja akan banyak memperbaiki pengambilan keputusan.
Pandangan demikian sebenarnya telah mengabaikan akan adanya tiga unsur
dalam pengambilan keputusan yang berperan penting, yaitu; data, model atau
prosedur keputusan, dan pengambil keputusan, itu sendiri. Oleh karena itu
pengambilan keputusan dapat diperbaiki dengan data yang lebih baik, model
keputusan yang lebih baik, atau pengambil keputusan yang lebih baik (lebih
terlatih, lebih banyak pengalaman, dan sebagainya).
Pada dasarnya, suatu sistem informasi memiliki sifat
yang hampir sama dengan sistem produksi yang mengkonversikan bahan
baku menjadi produk yang mungkin langsung digunakan oleh konsumen atau
menjadi bahan baku untuk fase konversi berikutnya. Sistem informasi
mengkonversi data kasar menjadi suatu laporan yang dapat dipakai atau
menjadi input untuk proses lanjutan.
Banyak manajemen yang tidak puas dengan sistem
informasi mereka dan secara tajam langsung menyalahkan sistem komputer.
Tiga alasan yang dapat menimbulkan hal ini adalah:
(a) Besarnya harapan yang tidak terpenuhi.
(b) Tidak tepatnya analisis sistem
(c) Sindroma
komputer yaitu anggapan bahwa komputer mampu menanggulangi segala kelemahan
manajemen.
Komputer hanya dapat dimanfaatkan bila telah dianalisis
berdasarkan perbandingan biaya dengan efektifitasnya dan digunakan secara
layak. Keunggulan komputer sebagai suatu alat terletak di dalam kemampuannya
mengolah data yang banyak dan kompleks serta melakukan perhiturgan-perhitungan
yang rumit dalam waktu yang singkat.
Hal lain yang tidak kalah pentingnya adalah kemauan
orang-orang di dalam manajemen untuk bersikap terbuka dalam
menyampaikan masalah-masalah yang ingin dibantu pemecahannya dengan
menggunakan komputer.
PENUTUP
Sebuah organisasi, apalagi organisasi yang besar yang
memiliki jaringan transaksi yang cukup besar, sangat membutuhkan tersedianya
informasi. Selain itu adanya departemenisasi dalam suatu organisasi, kebutuhan
informasi bukan merupakan persoalan yang sederhana. Kebutuhan informasi bukan
hanya berkaitan dengan relasi di luar organisasi, tetapi juga berkaitan dengan
personil yang ada pada departemen dalam organisasi yang bersangkutan. Oleh
karena itu diperlukan koordinasi dan komunikasi yang sistematik.
Semakin kompleksnya kegiatan dan berkembangnya
unit/satuan/departemen yang ada dalam suatu organisasi, semakin
mempersulit koordinasi dan komunikasi
apabila tidak diciptakan suatu sistem. Apabila hal itu terjadi, maka akan
menimbulkan kesulitan dalam pengambilan keputusan.
artikel nya sangat membantu
BalasHapus,like this
BalasHapus